La questione della possibilità del condomino di prendere visione e consultare la documentazione condominiale è certamente, per noi amministratori di condominio, un argomento spinoso spesso dibattuto ed oggetto di richieste di chiarimenti da parte dei miei condomini, anche in seno alle stesse assemblee. Sgombro il campo immediatamente da qualsiasi equivoco nel dire, confermando sicuramente il vostro pensiero, che oggi, a differenza del passato, esiste un vero e proprio diritto per i condomini di visionare la documentazione condominiale.
Infatti la riforma del diritto condominiale del 2012 ha contribuito a rendere sempre più trasparente l’amministrazione degli stabili, permettendo il controllo diretto da parte dei singoli condomini sull’operato di noi amministratori.
QUALI DOCUMENTI POSSONO ESSERE VISIONATI?
Innanzitutto va precisato che solo i proprietari delle unità immobiliare oppure chi vi risiede a causa di un contratto di locazione, comodato e usufrutto, hanno il diritto di richiedere la documentazione di cui stiamo parlando. Tuttavia devono essere fatti dei distinguo: infatti queste ultime categorie di soggetti (conduttori, comodatari ed usufruttuari), a differenza dei proprietari delle unità immobiliari, potranno prendere visione esclusivamente della documentazione delle spese a cui devono contribuire.
A titolo di esempio, gli inquilini non hanno il diritto di chiedere documentazione giustificativa riguardante le spese che deve sostenere il proprietario (spese straordinarie), ma potranno, per esempio, accedere ed estrarre copia del bilancio del riscaldamento condominiale.
Ma quale documentazione si può richiedere all’amministratore di visionare? La legge fa riferimento sia ai registri obbligatori che deve avere l’amministratore di condominio (registro contabilità, di nomina e revoca, dell’anagrafe condominiale e dei verbali assembleari) che ai giustificativi di spesa.
Dunque il condomino ha diritto di prendere visione ed eventualmente fare copia di:
- tutti i giustificativi della spesa condominiale (ricevute, fatture, polizza fabbricati etc);
- tutti i registri (registro contabilità, di nomina e revoca amministratore, dell’anagrafe condominiale e dei verbali assembleari) che, come dicevo poco fa, noi amministratori dobbiamo oggi tenere per legge;
- rendicontazione preventiva e consuntiva;
- rendicontazione periodica del conto corrente intestato al condominio.
HA UN COSTO VISIONARE LA DOCUMENTAZIONE?
Per quanto riguarda le eventuali spese va detto che la semplice presa visione del materiale cartaceo presso lo studio condominiale è gratuita, come anche fare fotografie con il proprio smartphone della documentazione, invece se si vogliono ottenere delle copie si devono pagare i costi vivi all’amministrazione se fatte nel suo studio con sua fotocopiatrice. Ovviamente si possono fare anche in un negozio di copisteria ed in quel caso nulla sarà dovuto all’amministratore.
L’attività in se di fotocopiatura non da diritto all’amministratore di richiedere compensi ulteriori come quelli di segreteria, salvo ovviamente che sia stato previsto nel preventivo presentato dall’amministratore ed approvato dall’assemblea al momento della nomina. Il condomino deve pagare solo le spese per le copie eseguite. Questo principio è stato affermato dalle recenti pronunce di Tribunale e della Cassazione.
Va segnalato che oggi, con la recente riforma del condominio, è possibile l’attivazione del sito internet condominiale che può essere deliberato dalla maggioranza dei presenti che rappresentino la metà del valore dell’edificio. Tale sito può permettere un accesso tramite password con visibilità di tutta la documentazione necessaria. Possibilità interessante che in alcuni condomini sto utilizzando, considerando anche la ulteriore possibilità di usare il sito internet come bacheca di annunci condominiali.
ESISTE UN TERMINE TEMPORALE PER FARE LA RICHIESTA?
In generale non ci sono termini particolari, tuttavia l’amministratore ha l’obbligo di conservare tutta la documentazione contabile per 10 anni, quindi oltre questo termine potrebbe non essere più in possesso della documentazione. Quanto appena detto vale per i giustificativi di spesa; per i registri obbligatori non esiste tale termine poiché questi devono essere conservati senza limiti di tempo, quindi possono essere richiesti sempre.
POSSO SAPERE AL MOMENTO DELLA RICHIESTA SE CI SONO CONDOMINI MOROSI E LA LORO IDENTITA’?
Certamente, non può esistere privacy in condominio in quanto tutti i condomini sono comproprietari del bene comune e non soggetti estranei. Per ulteriori mie riflessioni su questo discusso argomento, molto richiesto dai miei condomini, rimando a questo articolo che ho scritto tempo fa e che si può leggere cliccando su questo link:
Privacy e identità dei morosi.
COME DEVE AVVENIRE LA RICHIESTA ALL’AMMINISTRATORE?
Può avvenire in qualsiasi forma, anche a voce o tramite WhatsApp; non è necessaria la forma della raccomandata A/R oppure la tanto di moda PEC, tuttavia sconsiglio la semplice richiesta telefonica perché non si avrebbe la prova dell’invio se l’amministratore si comportasse in modo poco trasparente, ignorando la legittima istanza del condomino.
Inoltre, dal punto di vista del contenuto, la richiesta non deve indicare alcuna motivazione, è sufficiente indicare la documentazione che si vorrebbe visionare ed indicare i giorni dell’accesso che saranno quelli che l’amministratore deve indicare per legge nel proprio preventivo proposto all’assemblea prima dell’approvazione della sua nomina.
ENTRO QUANTO TEMPO DEVE RISPONDERE L’AMMINISTRATORE? E SE L’AMMINISTRATORE SI RIFIUTA?
La legge non stabilisce termini precisi ma la richiesta deve essere evasa in tempi abbastanza veloci al fine di non vanificare il diritto del condomino all’inoltro della richiesta stessa e quindi il principio della trasparenza nella gestione condominiale. Nel caso in cui l’amministratore rifiutasse al condomino l’accesso alla documentazione si potrebbe obbligarlo giudiziariamente, in via d’urgenza, addossandogli anche le spese legali rivolgendosi al un avvocato.
E’ interessante segnalare su questo aspetto un orientamento dei Tribunali e della Cassazione secondo il quale si deve dichiarare nulla la delibera condominiale che aveva approvato un bilancio perché l’amministratore si era rifiutato di mostrare ai condomini la documentazione contabile utile allo scopo della decisione assembleare.
IL MOROSO PUO’ FARE LA RICHIESTA DI ACCESSO ALLA DOCUMENTAZIONE?
Certamente si, la morosità non può incidere sul diritto di accesso alla documentazione.
QUESTO DIRITTO HA DEI LIMITI?
Si, il limite che ha stabilito la giurisprudenza è quello secondo cui questa facoltà del condomino non deve arrecare intralcio e rallentamento all’attività di gestione del condominio. In una recente sentenza del Tribunale di Roma, si è giudicata di intralcio all’attività di gestione condominiale una richiesta rivolta da un condomino ad un amministratore di inviare una enorme quantità di documentazione cartacea, anziché chiedere un incontro di persona per visionare le carte richieste. In questo caso si è ritenuto che la richiesta fosse eccessivamente gravosa per l’amministratore.
Il motivo di tale limite è il buon senso, ossia evitare abusi da parte di condomini che potrebbero veramente rendere difficoltoso il nostro delicato lavoro.
IL CONDOMINO PUO’ AVERE DIRETTAMENTE ACCESSO AL CONTO CORRENTE CONDOMINIALE PER AVERE COPIA DELL’ESTRATTO CONTO?
Sul punto è interessante una recente decisione dell’Arbitrato bancario finanziario di Roma che ha stabilito che il singolo condomino possa accedere direttamente al conto condominiale senza passare per l’amministratore a condizione che abbia prima fatto richiesta infruttuosa allo stesso amministratore di condominio.
Ha aggiunto l’organo giudicante che in questo caso la Banca o la Posta non possano rifiutare la richiesta giustificandola con la privacy. Come ho già detto in più volte, in condominio non può esistere privacy, tutti i condomini sono comproprietari delle parti comuni.
SE L’IMPIEGATO DELLA BANCA O DELLA POSTA SI OPPONE?
In questo caso, secondo l’organo Arbitrale romano, basterà dimostrare all’impiegato che l’amministratore non ha voluto far visionare al richiedente/condomino il rendiconto del C/C condominiale.
Questo potrà essere provato mostrando la raccomandata A/R della richiesta inoltrata all’amministratore di condominio.
La trasparenza nella gestione condominiale è un elemento imprescindibile che deve essere considerato nella valutazione dell’operato del vostro amministratore. Personalmente ne ho fatto un segno distintivo nella mia attività.
Amm. Di Bari
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